Comment
veut-on
TRAVAILLER ENSEMBLE?
D’abord, il est important de faire un inventaire des instances qui composent notre organisation et/ ou de déterminer quelles instances sont nécessaires à l’accomplissement de nos objectifs et projets. Pour être efficace, la structure doit être au service du changement souhaité et des cibles d’action retenues. L’exercice est de réfléchir à chacune afin de déterminer ses mandats, ses zones de décision et de responsabilité, ses attentes envers les membres et son fonctionnement.
Il est aussi utile de clarifier, pour chaque instance, s’il s’agit d’un espace décisionnel, exécutif ou consultatif. Lorsque ce travail préliminaire sera fait, on pourra décider où on devrait impliquer les jeunes afin d’atteindre l’objectif de participation identifié à l’étape 2.
On recommande aux organisations existantes de faire appel à du soutien externe pour obtenir un « diagnostic organisationnel » participatif, et pour accompagner la restructuration des instances internes. Si cette option n’est pas possible, on espère que les exemples, outils et liens offerts à cette étape-ci vous seront utiles!
Choisir collectivement les valeurs de notre « travailler ensemble » est essentiel pour s’assurer de discussions riches, respectueuses et inclusives. Outre les aspects techniques comme la durée ou le mécanisme du vote, il est important de se rappeler que c’est la diversité qui fait la richesse des échanges. Embrasser la diversité implique de concilier une grande variété de besoins individuels aux besoins du collectif: il peut être utile de prendre un moment en groupe pour discuter de nos particularités respectives et de nos besoins individuels, afin de convenir d’une méthode de prise de parole et d’une stratégie de prise de décisions. Attribuer des rôles à des personnes spécifiques peut faciliter la fluidité des échanges, par exemple « responsable des tours de parole», «gardien.ne du temps», «gardien.ne du sujet », «preneur.euse de notes».
DU PROJET PONCTUEL À LA GOUVERNANCE COLLECTIVE
Le niveau de décisions prises par l’instance déterminera la complexité des règles de fonctionnement qui devront être mises en place. Dans le cadre d’un projet ponctuel, ou d’un collectif au sein d’une institution aux règles plus inflexibles, les espaces de décisions seront plus restreints et demanderont moins d’encadrement. Une gouvernance collective comme la nôtre doit être construite de a à z et comporte des instances qui prennent des décisions majeures, la définition des processus et fonctionnements pour chaque instance prendra donc plus de temps.
RÉFLEXIONS ESSENTIELLES
CONSTRUIRE UNE STRUCTURE ET ÉTABLIR LES INSTANCES NÉCESSAIRES AU PROJET
- Quelles sont nos instances et activités actuelles ? Lesquelles comportent des espaces décisionnels et/ou d’analyse?
- Lesquelles souhaitons-nous que les personnes puissent investir ? Que devons-nous modifier ou ajouter dans la structure pour rendre cela possible ? Voulons-nous créer d’autres espaces de participation?
- Est-ce que les mandats de chaque instance et leur processus décisionnel sont déjà clairs? Il est important de le déterminer, pour chaque instance/comité/poste, quelles sont ses zones de décisions, rôles et de responsabilités, quelle sera la place des personnes et comment se fera la prise de décision.
- De quelle façon pouvons-nous structurer ces décisions pour avoir un/des documents de référence que tout le monde peut comprendre et utiliser?
L’EXEMPLE DU MJSM
Notre premier processus décisionnel officiel
On vous raconte comment on a construit notre premier processus décisionnel. Voyez les éléments que notre collectif a considérés essentiels lors de sa création!
DES OUTILS CONCRETS, ÇA AIDE!
Choisir une gouvernance par CommunAgir
Communagir a construit un guide explicatif par étape qui aborde qui prendra quelles décisions au sein d’un projet ou d’une organisation. C’est un super outil pour soutenir la réflexion, le choix et la mise en place d’un mode de gouvernance.
Exemples de processus decisionnels et construits de façon visuelle (tableau, etc.)
Une courte vidéo vous présentera différents formats et façons de structurer les mandats, rôles et responsabilités de vos différentes instances. Des modèles vides des différents formats sont aussi disponibles pour téléchargement.
Pour aller plus loin
Quelques lectures qui présentent, entre autres, différents modes de gouvernance, et les enjeux de responsabilité et d’imputabilité à prendre en compte dans vos décisions.
Annexes de cette étapeRÉFLEXIONS ESSENTIELLES
SUR QUELLES VALEURS ET STRATÉGIE SERA BASÉ NOTRE «TRAVAILLER-ENSEMBLE» POUR CHAQUE INSTANCE?
- Pour chacune des instances, quelles sont les valeurs essentielles et les attentes collectives entre les membres de l’instance (bienveillance, s’assurer de prendre connaissance des communications, présence, etc.)?
- Quelles sont les stratégies essentielles pour permettre la participation dans chaque instance (type de rencontres, longueur des rencontres, fréquence et durée des pauses, horaires, rôles durant les rencontres, mécanismes de prise de parole et prise de décision, etc.)
- À quel moment et de quelle façon allons nous réévaluer nos fonctionnements pour s’adapter aux nouvelles situations et/ou impliquer les nouvelles personnes?
- S’il s’agit d’un groupe ouvert, quelle sera notre stratégie d’accueil des nouvelles personnes? (par exemple, quels outils/documents, comment faire participer les personnes déjà impliquées, rencontres d’accueil, mentorat, etc.)
L’EXEMPLE DU MJSM
Pour bien encadrer il faut aussi s’adapter
Le comité de coordination du MJSM fonctionne sensiblement comme un conseil d’administration (CA). Afin d’assurer sa légitimité et son bon fonctionnement, nous avons adopté des règlements généraux pour l’encadrer. On vous les présente ici, avec quelques particularités qui nous distinguent des fonctionnements traditionnels pour favoriser la participation de tous.tes.
DES OUTILS CONCRETS, ÇA AIDE!
« Check-list» des aspects à déterminer pour nos rencontres, comités et autres espaces d’intelligence collective
Durée, fréquence, tours de parole, mécanismes de prise de décision, rôles, enjeux sensoriels, moments «comment ça va», fréquence des pauses et prise de note en simultané sont tous des fonctionnement à décider ensemble. Il vous sera utile pour vous assurer de ne rien oublier lors des échanges et pour s’assurer que les informations restent accessibles facilement!
«LEADERSHIP» D’ÉQUIPE: 7 FONCTIONS CLÉS POUR RENDRE VOTRE ÉQUIPE EFFICACE!
Le Réseau Demain le Québec a construit ce guide qui parle de leadership d’équipe et présente 7 fonctions (ou mandats) à se partager au sein du leadership ou du groupe pour permettre une efficacité de fonctionnement dans un environnement sécuritaire. link
POUR ALLER PLUS LOIN
Découvrez les différents modes de prise de décision ainsi que les stratégies pour la prise de notes ou les rôles (gardien.ne du sujet ou du senti, etc.), et plus encore.
Annexes de cette étape
